Liên hệ ngay
0969 880 724
Nền tảng cá nhân hóa sản phẩm trực tuyến cho tất cả mọi người đầu tiên tại Việt Nam
Sự kiện (event) là những hoạt động được tổ chức nhằm quảng bá, hoặc truyền tải một thông điệp quan trọng đến một nhóm người tham gia. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Tầm quan trọng và quy trình của tổ chức sự kiện như thế nào? Những câu hỏi này sẽ được giải đáp trong bài viết này.
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực thương mại, kinh doanh, thể thao, giải trí, xã hội,... thông qua các hình thức như triển lãm, hội nghị, hội thảo, lễ hội, gây quỹ, workshop,… nhằm truyền tải thông điệp đến đối tượng mục tiêu mà người tổ chức muốn hướng đến.
Trong marketing, event đóng vai trò là một phương thức truyền thông quan trọng giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu và củng cố mối quan hệ với khách hàng cũng như đối tác. Các doanh nghiệp tổ chức event nhằm lan tỏa hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, và thương hiệu của mình, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng. Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu.
Tùy thuộc vào mục tiêu, concept mà mỗi sự kiện lại có những hoạt động khác nhau. Ví dụ như sự kiện Honda Thanks Day 2023 được tổ chức tại TP. HCM, nhằm tri ân những người dùng tại Việt Nam. Tại khu vực tổ chức sự kiện, hãng trưng bày xe theo 4 phong cách. Bên cạnh đó, còn có hoạt động sôi nổi như sân khấu ca nhạc, quầy bar, hay hoạt động lái thử xe máy. Một ví dụ khác là sự kiện kỷ niệm 150 năm bia Heineken đã mang đến những trải nghiệm mới mẻ với sự kết hợp giữa thể thao và âm nhạc và các hoạt động như quay số trúng thưởng, trải nghiệm công nghệ AI,...
Trước khi bắt đầu một sự kiện nào, bạn cần trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện đó nhằm mục đích gì? Mục tiêu sự kiện cần được làm rõ trước khi bắt tay vào tổ chức nó. Đảm bảo mục tiêu tuân theo nguyên tắc SMART, nghĩa là cụ thể, đo lường được, phù hợp với sự kiện, có thể thực hiện được và có thời gian cụ thể. Mục tiêu càng rõ ràng sẽ khiến cho việc thực hiện sự kiện trở nên khả thi hơn.
Mục tiêu tổ chức event đối với các doanh nghiệp có thể là để tăng cường nhận diện thương hiệu, giới thiệu sản phẩm mới, nhắc nhở khách hàng về thương hiệu, hoặc gây quỹ cho một tổ chức từ thiện nào đó,...
Dựa trên mục tiêu và các yếu tố khác nhau, ban tổ chức sẽ xác định được loại hình sự kiện phù hợp:
Sau khi xác định được mục tiêu, ban tổ chức sẽ dựa trên mục tiêu sự kiện để xác định đối tượng công chúng mục tiêu của sự kiện. Họ có thể là khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà tài trợ, nhóm cộng đồng cụ thể, hoặc bất kỳ nhóm người nào có liên quan mà chủ sự kiện muốn hướng tới. Đồng thời cũng xác định quy mô, số lượng khách mời, người tham gia sự kiện.
Lập hồ sơ của khách tham gia của sự kiện với các thông tin như tên, thông tin liên lạc, địa chỉ, vai trò trong sự kiện,... nhằm quản lý và theo dõi thông tin dễ dàng, có hệ thống hơn. Bên cạnh đó, nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, khi lên kế hoạch cần chọn ra đối tượng khách mời phù hợp với mục tiêu tổ chức sự kiện, concept sự kiện tránh truyền thông sai đối tượng, gây lãng phí nguồn lực.
Chủ đề là nội dung chính của sự kiện, là định hướng xuyên suốt cho toàn bộ chương trình. Khi xác định chủ đề, lưu ý phải ngắn gọn, súc tích và phù hợp với mục đích của sự kiện và đối tượng tham gia. Sau đó, xây dựng thông điệp mà ban tổ chức muốn truyền tải. Thông điệp cần phải rõ ràng, thuyết phục, gắn liền với chủ đề sự kiện, tạo ấn tượng mạnh mẽ và thu hút sự quan tâm của đối tượng mục tiêu.
Một sự kiện cuối năm của nhà Lazada
Sau khi đã có chủ đề của sự kiện, ban tổ chức bắt đầu phát triển các ý tưởng tổ chức sự kiện. Ở bước này, có càng nhiều ý tưởng sáng tạo, mới mẻ càng tốt. Sau đó chọn ra phương án phù hợp nhất và chia đều thành các mảng chi tiết. Người tổ chức cần có khả năng sáng tạo vượt trội để tạo ra một chương trình độc đáo, nổi bật hơn đối thủ cạnh tranh. Việc lặp lại ý tưởng giữa các sự kiện là điều không thể chấp nhận. Điều này, có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng, uy tín của sự kiện và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp.
Sau khi đã xác định mục tiêu, loại hình, chủ đề và ý tưởng cho sự kiện, bước tiếp theo là chọn thời gian và địa điểm tổ chức. Về thời gian tổ chức sự kiện, nếu sự kiện nhằm mục đích quảng bá thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ, nên chọn thời điểm có nhiều người tham dự, chẳng hạn như cuối tuần hoặc dịp lễ.
Khi chọn địa điểm tổ chức, hãy đảm bảo không gian đủ sức chứa tất cả khách mời, đồng thời thuận tiện cho các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Quy trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện có thể linh hoạt, phụ thuộc vào từng loại sự kiện, quy mô. Nhưng việc xác định thời gian và địa điểm luôn là hai yếu tố quan trọng cần được xem xét kỹ lưỡng và cố định.
Cách phân bổ nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là phân chia công việc thành từng mảng chuyên sâu: thiết kế (đồ họa, trình chiếu, sân khấu, thiệp mời,…), kế toán (quản lý thu chi, hợp đồng,…), kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,…), quản lý và giám sát,… Nhân sự ở từng hạng mục đều phải tuyển chọn tỉ mỉ và đảm bảo tính phù hợp.
Bất kỳ sự kiện lớn nhỏ đều cần có một bản kế hoạch dự phòng và các phương án quản trị rủi ro. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện như các tác nhân thời tiết xấu, thiếu nguồn lực, khách mời không đến hay những rủi ro đột ngột xuất hiện trong khi sự kiện đang diễn ra. Vậy nên, quản trị rủi ro là điều rất quan trọng khi tổ chức sự kiện. Ban tổ chức phải xác định được những rủi ro tiềm ẩn và xây dựng phương án giải quyết dự phòng nhằm hạn chế tối đa các tác động tiêu cực. Thiết lập các biện pháp giảm thiểu rủi ro như: thực hiện các biện pháp an ninh, có sẵn nhà cung cấp dự phòng, các công tác kiểm soát, điều phối khách tham gia sự kiện,... Song song với đó là đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.
Ban tổ chức cần dự kiến danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện. Nếu ngân sách dự toán bị thiếu hụt, ban tổ chức phải rà soát và loại trừ những danh mục hàng hóa, dịch vụ ít cần thiết nhất đối với sự kiện, hoặc tìm nguồn cung có giá thấp hơn.
Dưới đây là danh mục một số những hàng hóa, dịch vụ cần có trong mỗi sự kiện:
Trong thực tế các sự kiện sẽ khác nhau về loại hình, quy mô,.. do đó mà danh mục hàng hóa, dịch vụ cho từng sự kiện là khác nhau. Vậy nên, nhà tổ chức cần căn cứ vào đặc điểm thực tế của mỗi sự kiện để lên danh mục cho phù hợp.
Ngân sách chi tiêu cho sự kiện cần được lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo mọi khoản chi đều được kiểm soát và tối ưu. Bắt đầu bằng việc xác định tổng ngân sách, sau đó phân bổ cho các hạng mục chính: thuê địa điểm, thiết bị âm thanh ánh sáng, trang trí, ăn uống, quà tặng, tiếp thị và phí nhân sự. Luôn dự trù một khoản chi phí phát sinh khoảng 10-15% tổng ngân sách để đối phó với các tình huống không mong muốn. Quản lý chặt chẽ từng khoản chi và thường xuyên rà soát để điều chỉnh kịp thời sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Chuẩn bị cho sự kiện là bước rất quan trọng. Có thể nói đây là nền tảng vững chắc để sự kiện diễn ra thành công. Ban tổ chức cần hoàn thiện các khâu chuẩn bị và tiến hành chạy thử chương trình ít nhất 1 - 2 lần. Các công tác hậu cần phải sẵn sàng cho chương trình như: standee, background, backdrop, kỹ thuật âm thanh, sân khấu, MC,... Mục đích của chạy thử là để diễn tập sự kiện, phát hiện những sai sót để kịp thời điều chỉnh, hoàn thiện chuẩn bị chương trình chính thức diễn ra trơn tru.
Trưởng của các bộ phận điều phối và kiểm soát nhân viên làm việc dựa trên phần việc đã chia trong quy trình tổ chức sự kiện. Mỗi phân đoạn đều phải được theo dõi, kiểm tra dựa trên checklist và timeline của chương trình. Nếu phát hiện sự cố phải lập tức khắc phục tránh gây ảnh hưởng lớn đến toàn bộ sự kiện, cố gắng ổn định và giữ được dòng chảy sự kiện.
Hoạt động trong sự kiện
Khi chuẩn bị kết thúc sự kiện, ban tổ chức thông báo kết thúc sự kiện, gửi lời cảm ơn, tặng quà tri ân đến khách mời, khách tham gia sự kiện. Khi chương trình đã kết thúc, các bộ phận có liên quan tiến hành thu gom vật dụng, xử lý các thiết bị đã thuê, dọn dẹp sạch sẽ hiện trường.
Bước đánh giá và đo lường kết quả tổ chức sự kiện bao gồm việc thu thập phản hồi từ khách tham dự, phân tích dữ liệu như số lượng người tham gia, mức độ tương tác và chi phí so với ngân sách. Sử dụng các khảo sát, phỏng vấn và các công cụ phân tích để đo lường mức độ hài lòng, hiệu quả của hoạt động và đạt được mục tiêu đặt ra. Từ kết quả đánh giá giúp rút kinh nghiệm cho các sự kiện trong tương lai.
Trước khi tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp thường đắn đó không biết nên tự tỏ chức hay thuê công ty tổ chức event chuyên nghiệp. Thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng đủ nguồn lực để tự tổ chức một sự kiện. Do đó, thuê một đơn vị chuyên tổ chức các sự kiện sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Một số công ty có tiếng trong ngành sự kiện có thể kể tên như: AZ Event, IP Event, Cat Event, Cosmos Event, HCMC Event, Lux Event,... Để biết thêm chi tiết về dịch vụ tổ chức sự kiện và đánh giá ưu nhược điểm của các công ty này, bạn có thể tham khảo bài viết chuyên sâu về các công ty tổ chức sự kiện.
Dựa trên những yếu tố mục đích, loại hình, chủ đề, các hoạt động,... để đưa ra quyết định về địa điểm tổ chức sự kiện. Ngoài các địa điểm như nhà hàng, hội trường công ty, công viên, sân vận động,... Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, phù hợp với mọi yêu cầu của khách hàng như: trung tâm hội nghị trung tâm Hội nghị Almaz, khách sạn Pullman Hanoi, khách sạn Daewoo Hà Nội, trung tâm Hội nghị Quốc gia,...
Xem thêm: Top 15 địa điểm tổ chức sự kiện lớn lý tưởng tại Hà Nội
Một trong những yếu tố quan trọng trong các sự kiện là quà tặng. Quà tặng sự kiện không chỉ thể hiện sự tri ân, tôn trọng và biết ơn, mà còn giúp doanh nghiệp tạo dựng và củng cố mối quan hệ, xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực chu đáo với đối tác, khách mời. Một số món quà phù hợp làm quà tặng sự kiện như: túi vải, bình giữ nhiệt, sổ tay, cốc sứ, ô dù, gối, lịch để bàn,...
Tham khảo Top 30 quà tặng sự kiện in logo độc đáo cho Doanh nghiệp
LIÊN HỆ ĐỘI NGŨ INCHI ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN & BÁO GIÁ
Chạy sự kiện là quá trình quản lý và điều phối tất cả các hoạt động diễn ra trong một sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Ban sự kiện sẽ lập kế hoạch, tổ chức, điều phối, và giám sát tất cả các khía cạnh của sự kiện, từ chuẩn bị, triển khai đến kết thúc và đánh giá sự kiện.
Cần có mục tiêu rõ ràng, kế hoạch chi tiết, ngân sách phù hợp, địa điểm thích hợp, đội ngũ nhân sự có kinh nghiệm, và các nhà cung cấp dịch vụ chất lượng.
Gồm các công việc: xác định mục tiêu, lập kế hoạch, quản lý ngân sách, chọn địa điểm, mời khách, sắp xếp thiết bị và dịch vụ, chuẩn bị nội dung, điều phối nhân sự, giám sát sự kiện và đánh giá kết quả.
Là cá nhân hoặc công ty chuyên nghiệp chịu trách nhiệm lập kế hoạch, điều phối và thực hiện các sự kiện theo yêu cầu của khách hàng.
Các thành phần tham gia sự kiện bao gồm ban tổ chức, khách mời, diễn giả, nhà cung cấp dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, thực phẩm,...), nhân viên hỗ trợ và tình nguyện viên.
Giúp quảng bá thương hiệu, tạo cơ hội kết nối, tăng cường quan hệ khách hàng, giới thiệu sản phẩm mới, và gây quỹ hoặc thu hút sự chú ý đến một vấn đề cụ thể.
Một số khó khăn khi tổ chức sự kiện phải kể đến như quản lý ngân sách, xử lý các vấn đề phát sinh, điều phối nhân sự, đảm bảo chất lượng dịch vụ, thu hút khách mời, và quản lý thời gian.
Cần thiết để tạo ra các cơ hội tương tác trực tiếp, xây dựng và củng cố mối quan hệ, quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ, và đạt được các mục tiêu kinh doanh hoặc xã hội cụ thể.
Tổ chức sự kiện là yếu tố then chốt trong việc xây dựng thương hiệu và kết nối với khách hàng. Những sự kiện thành công không chỉ quảng bá sản phẩm, dịch vụ mà còn tạo dựng mối quan hệ bền vững. Bên cạnh đó, quà tặng sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc ghi dấu ấn và thể hiện lòng tri ân đối với khách mời.Tham khảo những mẫu quà tặng sự kiện độc đáo, đặc biệt tại Inchi ngay.
INCHI - Dịch vụ in ấn quà tặng theo yêu cầu cho Doanh nghiệp
Nội dung liên quan:
